Excel伺服器2005-以最熟悉的方式實現資訊管理
 
文 本報記者 劉小如 《中國電腦報》產品與應用 2005年1月24日   總期號:1384 本年期號:07
    
  目前,資訊系統的一般設計開發過程為:管理和業務人員提出需求→電?˙搢D分析人員獲得需求→設計資料流程圖、功能實現文檔、介面→管理人員和業務人員評價→開發→培訓→交付→維護。

  傳統方式亟待改變

  傳統資訊系統存在一定的問題:需求分析人員不能完全像管理人員和業務人員那樣熟知管理人員和業務人員的工作,設計從根本上對用戶的需求理解就有可能存在偏差,理解、設計、開發?˙搨n時間,待系統交給管理人員和業務人員時,由於市場等的變化,可能已經導致需求重點發生改變,原來的需求需要調整等等。這樣,資訊系統總是不能很好地完成。

  這也就是眾多的資訊系統等專案失敗的根本原因。

  是管理人員和業務人員的原因嗎??ㄛO,因為市場變化了、管理目標變化了!是設計開發人員的原因嗎??ㄛO,因為需求發生了變化!

  北京勤哲軟體公司總經理崔亞軍博士表示,如果由管理人員和業務人員按照他們自己的思路來實現資訊系統,電腦人員為管理人員和業務人員提供實現工具,隨時讓管理人員和業務人員調整他們的思路和意圖,這就可能從根本上解決這一世界性的難題!

  正是因為深刻體會到企業的這種強烈渴望與困惑,北京勤哲軟體公司推出了適合中國企業現狀的“Excel伺服器”軟體,為企業的發展提供了一條經濟可行、逐步完善的道路。

  十大功能克服根本偏差

  “Excel伺服器”軟體在和大量用戶的交互中,不斷完善功能,目前已升級為Excel伺服器2005版具有如下十大功能:

  1.用戶可以任意按自己的管理意圖設置Excel伺服器範本。

  Excel伺服器範本相當於企業中印製好的空表格,供其他人員填寫。人們在範本上可以定義表頭(單一資料項目)、定義明細(重復資料項)、定義表間公式(提取和回寫)、定義工作流。同時,範本上還可以定義豐富的許可權:範本的讀寫許可權、工作流中的欄位許可權和集團管理中的填報許可權。

  2.用MS SQL Server 2000存儲Excel檔和資料,安全可靠。

  Excel表單數據可用Excel檔和資料項目資料兩種形式存於資料庫中。這兩種資料以不同的方式存儲,可以保證資料的安全正確。即使修改了資料項目的資料,也無法修改Excel檔資料。資料備份既可以使用MS SQL Server2000提供的自動備份,也可以採用Excel伺服器2005提供的備份功能。

  3.(提取資料)表間公式,可以使管理人員和業務人員,充分利用企業內已存在的資料,形成新的Excel報表,表間公式有多種用法。

  表間公式是Excel伺服器的一個獨創功能,通過用自然語言和選擇,達到像管理人員通常給需求分析人員講述資料是如何來的那樣的描述效果。表間公式由三個部分組成,也就是回答三個問題:資料從何處來,滿足什麼條件,放到什麼位置。

  表間公式中具有豐富的系統函數,提供各種統計函數、日期時間函數、邏輯運算函數、字串函數、幾何函數等近百個函數,以便簡化表間公式的表達。

  4.定制好的範本,既可以在Excel中填報,也可以在ESweb中填報。ESweb是Excel伺服器的Web版,可以使用表間公式、工作流、填報、查詢、工作日志等。

  ESweb是Excel伺服器對Excel的重大擴充,它可以把Excel擴充到互聯網應用。採用Excel伺服器來實現Web管理資訊系統,不再需要編程,畫好Excel範本,在ESweb中就可以立刻看到效果。並且ESweb與嵌入Excel中的用戶端具有同等功能。

  5.工作流可以利用Excel報表多人協同,資料可以控制到欄位。

  用Excel實現多人協同工作,可以大大提高工作效率。工作流與Excel相結合,會使Excel發揮更大的作用。工作流需要先在範本中設計,在範本中增加一個工作表,採用Excel自身的畫圖工具,畫出所需要的流程圖,定義任務和流向的屬性,保存後就可以使用工作流了。

  6.(回寫)表間公式,可以對已存在的Excel報表回寫資料,例如,修改報表狀態,計算庫存等。利用Excel伺服器2005完全可以實現“前單驅動後單,後單核銷前單”。

  回寫表間公式可以充分利用表間公式提供的系統函數,構造滿足各種需要的回寫表間公式。

  7.外部資料源可以集成現有的管理資訊系統/ERP/CRM/OA等資訊系統進入Excel伺服器系統。

  採用Excel伺服器2005可以將這些資訊孤島,逐步集成為統一的資訊平臺,讓資訊互通,讓資訊共用。

  8.交叉表可以使得Excel伺服器2005處理較為複雜的多維報表的錄入和匯總。

  9.Excel伺服器管理台負責管理整個企業的基礎資料,例如,組織機構、角色(崗位)、人員、用戶詞典、資料類型、資料規範、自動編號、外部資料源、報表、日誌及連接管理。

  10.我的工作臺是應用Excel伺服器的主要工作平臺,在這個平臺上,可以填寫報表,可以啟動或處理工作流,可以隨時查詢資料。

  以上十項功能,不但能使用戶自主管理資訊,也從根本上克服了不應產生的偏差,讓用戶做到了心中有數。

  

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  用戶聲音

  我是從網上看到這個產品的,在沒有試用前,我感覺就?ˋ龤A試用後感覺更好。於是就花了很少的錢買了Excel伺服器2005,目前運用得很好,基本上能把單位內的相關資料管理起來。之所以看中它,是因為它能讓我更自主,雖需花一定的精力去設計相關內容,但是很值得。

  不過,此軟體產品還需要進一步完善,加大其功能模組,相信,它將會有更好的發展。

  (新疆建設兵團農一師農業局參謀張榮慶)

  

  我們已買了Excel伺服器2005產品,目前還沒有正式投入使用。之所以買它,一是出於公司目前的需求,二是感覺這個產品的設計思想很好。Excel介面,許多人基本上都會用。另外它是一個能讓用戶自主設計功能範本的平臺,公司業務如何變化,這種投資也不會浪費。

  但它也有不足之處,比如對一些複雜的應用,它的運行速度顯得比較慢。同時,要想用好它,對系統模組設計人員的素質也有一定的要求。

  (美國哈希公司北京代表處專案工程師楊琳)